Política de privacidad

INTRODUCCIÓN

Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento Digitalia (“Digitalia”) dando cumplimiento a la protección del derecho de Habeas Data y demás garantías consagradas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, se permite establecer la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (la “Política”) con el fin de proteger el derecho fundamental de Habeas Data de las personas naturales con las que establece cualquier tipo de relación, que es objeto de tratamiento por Digitalia y es incluida en sus bases de datos.

OBJETIVO

Esta Política tiene como objetivo informar a los grupos de interés de Digitalia y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a Digitalia (el “Titular” y se entenderá plural de ser el caso), sobre la política de protección y tratamiento de datos personales y permitir al Titular ejercer su derecho de Habeas Data.

Digitalia cuenta con el protocolo necesario para garantizar lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información personal contenida en las bases de datos y archivos. A su vez, en esta Política se incluyen los derechos del Titular, así como los canales de atención para que sea posible el ejercicio de dichos derechos. Adicionalmente, se informa al Titular las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales y así como el uso posterior de la misma.

El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por Digitalia y/o por quien Digitalia determine para cada caso. El Titular de los datos de carácter personal tendrá derecho de forma gratuita a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá en los canales Digitalia designe para ello.

Digitalia se compromete a dar un tratamiento adecuado y de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias a todos los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos con finalidades específicas para lo cual le fueron entregados. Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Digitalia.

ALCANCE

Estas políticas aplican a todos los funcionarios que gestionan el tratamiento de todas las bases de datos que almacene y manipule, Digitalia, en el desarrollo de sus actividades, así como a nuestros Proveedores, Clientes y terceros que hayan dado el consentimiento para el manejo de sus datos.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES Y EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El responsable de los datos personales y el tratamiento de la información es Digitalia, entidad sin ánimo de lucro con NIT 901880492-3, legalmente constituida mediante Acta del 3 de abril de 2009 de Asamblea Constitutiva, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, con domicilio social en la ciudad de Bogotá D.C. y correo electrónico [email protected]

DEFINICIONES

ALIADO COMERCIAL: Persona jurídica o natural que comercializa u ofrece productos y/o servicios que permiten mejorar la oferta de valor destinada a los Clientes de Digitalia cómo, por ejemplo, entidades financieras, aseguradoras, establecimientos de comercio al por menor, entre otros.

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer al Titular de la información, la existencia, las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

CANALES DE ATENCIÓN: Medios a través de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos, entre los disponemos dirección de correo electrónico, teléfono o correo físico.

CUSTODIO DE LAS BASES DE DATOS: Persona natural, dentro de Digitalia, que custodia las bases de datos personales.

CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa de fallecimiento de esta (heredero o legatario).

Cliente: Es la persona natural y/o jurídica que contrató los servicios de Digitalia.

CONSULTA: Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier Base de Datos usada por Digitalia, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

DATOS DE MENORES DE EDAD: Son una categoría especial de datos, merecedora de una protección reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales a los menores de edad. Para el tratamiento de datos de menores de edad, los representantes legales podrán dar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

DATO SENSIBLE: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

Este tipo de datos constituyen una categoría especial de datos personales y por ello, requieren una protección reforzada y algunas consideraciones especiales a la hora de solicitar autorización para su tratamiento. Así, el Titular debe saber que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento y es deber del responsable de los datos, informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles datos son sensibles y cuál será la finalidad del tratamiento que se les dará.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

DATO SEMIPRIVADO: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al itular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

DATO PÚBLICO: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

EMPRESAS RELACIONADAS: Cualquier empresa en la cual Digitalia posea el 49% o más de su capital; o cualquier empresa accionista o socia de Digitalia que posea el 49% o más de su capital, directa o indirectamente o ejerza una influencia dominante sobre los Servicios que presta.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales del Titular de la información, en virtud de una relación comercial, de servicio, o de cualquier otra índole y que, debido a autorización legal del Titular, suministra esos datos a un operador de información, el cual a su vez lo entregará a su destinatario final. Si la fuente entrega directamente a los usuarios y no a través de un operador, aquella tendrá doble condición de fuente y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del Titular.

HABEAS DATA: Es la facultad que tiene el Titular de exigir de las administradoras de los datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

OPERADOR DE LA INFORMACIÓN: Se denomina operador de la información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre el Titular de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del Titular de los datos. Salvo que el operador de la información sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el Titular y, por ende, no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.

RECLAMO: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una Base de Datos usada por Digitalia. Así mismo se entiende como la Solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente Política el Titular podría ser: i) Clientes; ii) Empleados/Contratistas; iii) Proveedores; iv) Socios; o v) Todas aquellas personas no vinculadas a Digitalia de quien se haga tratamiento de los datos personales.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSMISIÓN: Es lacomunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado y por cuenta del responsable.

TRANSFERENCIA: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

USUARIO: Persona natural o jurídica que en los términos y circunstancias previstas en la Ley 1266 de 2008, puede acceder a la información personal de uno o varios Titulares de la información suministrada por el operador, por la fuente o directamente por el Titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a la información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del Titular de los datos. En el caso que el usuario a su vez entregue la información directamente al operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

Los demás conceptos no incluidos en esta política pueden ser consultados en la Ley Estatutaria 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015, o las normas que los sustituyan o complementen, incluidos en los pronunciamientos de la Corte Constitucional.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales de Digitalia se regirá por los siguientes principios:

Legalidad: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

Finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas vinculadas a Digitalia que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligados a guardar reserva y confidencialidad, aún después que finalice su relación con Digitalia.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.

Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:

Derecho al acceso gratuito a los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a revocar la autorización para el tratamiento de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Derecho a ser informado, por parte del responsable y/o encargado del tratamiento, del uso y tratamiento que se le dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
Derecho a abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensible. o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Digitalia actuando como responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido alguna relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación alguna, clientes, empleados/contratistas, proveedores, socios y todas aquellas personas no vinculadas a Digitalia de quien se haga tratamiento de los datos personales.

Los datos personales recopilados por Digitalia por cualquier medio, y suministrados previa autorización de su Titular, serán tratados con el grado de atención de cuidado que establece la Constitución Política, la ley y aquellas normas que la sustituyan o complementen. En este sentido, el responsable del tratamiento se compromete a tratar los datos con la finalidad exclusiva para la que fueron recolectados y durante el tiempo que la ley establezca, así como a que los datos recolectados serán los pertinentes y adecuados para alcanzar el fin propuesto. En caso de tratamiento de datos personales sensibles, Digitalia informará y solicitará al Titular la autorización sobre las finalidades claramente estipuladas.

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de las mencionadas personas por parte de Digitaliatiene como finalidad principal efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Digitaliaen lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información, dependiendo del caso de que se trate.

Finalidades del tratamiento de los datos personales de los clientes y/o potenciales clientes (el “Cliente”)

Antes de iniciar la relación comercial,Digitaliainformará al Cliente, incluyendo al potencial Cliente y mediante la puesta en conocimiento de la Política, las finalidades del tratamiento que se le dará a los datos personales que suministre para dichos efectos, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento. Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por el Cliente, incluyendo al potencial Cliente, se limitará a:

Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos deDigitalia.
Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación existente entre el Cliente yDigitalia, cualquiera sea su naturaleza.
Realizar procesos al interior de Digitalia, con fines de desarrollo comercial, técnico operativo y/o administrativo.
Prestar los servicios de Digitalia y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades específicas del Cliente.
Enviar mensajes a teléfono móvil o celular, al de sus representados y/o a través de correo electrónico o el de sus representados, o haciendo uso de cualquier medio de comunicación, de información comercial, técnica, operativa, administrativa, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole, por parte de Digitalia.
Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del Cliente y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
Con fines estadísticos y de información interbancaria, financiera o comercial, para que se consulte, informe, reporte, almacene, transmita, transfiera, procese o divulgue, a cualquier entidad que administre bases de datos con tales fines, toda la información que se refiera al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios del Cliente. Ello implica que el comportamiento frente a sus obligaciones, o de las personas que representa, será registrado con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de sus obligaciones financieras, comerciales, crediticias, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza o de las personas que representa.
Con fines comerciales y de mercadeo, la invitación a eventos, actividades sociales, actividades de educación, la promoción y divulgación de productos o servicios.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los Clientes y direccionarlos al actor que le corresponda dentro del ecosistema de Digitalia.
Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con cada uno de los Clientes.
Como parte de la gestión operativa y administrativa de Digitalia, para llevar a cabo la gestión contable, económica, fiscal y administrativa.
Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los Clientes.
Consulta de los bienes, derechos o contratos que posea o llegare a poseer el Cliente, y cuya información repose en las bases de datos de entidades públicas y/o privadas, bien fuere en Colombia o en el exterior, con el propósito de conocer su comportamiento en cuanto a obligaciones financieras, comerciales, crediticias, de servicios, y para la gestión de cobro de las obligaciones a favor de Digitalia.
Tener acceso a la información que sea necesaria para la estructuración del producto o servicio a ofrecer por parte de Digitalia.
Conservación de la información por los términos establecidos en la ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente, de llegar a ser procedente, a personas con las que Digitalia desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Así mismo, se podrá hacer transferencia a los aliados estratégicos de Digitalia para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
Remitir información a los encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de Digitalia.
Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
Controlar el acceso y medidas de seguridad de los Clientes a las herramientas tecnológicas y/o de comunicación que sirvan para la protección de los mismos.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Digitalia.
Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos personales de Digitalia.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidades del tratamiento de los datos personales de los empleados y/o contratistas y/o potenciales empleados y/o contratistas (el “Empleado y/o Contratista”)

Antes de iniciar la relación laboral,Digitaliainformará al Empleado y/o Contratista, incluyendo al potencial Empleado y/o Contratista y mediante la puesta en conocimiento de la Política, las finalidades del tratamiento que se le dará a los datos personales que suministre para dichos efectos, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento. Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por el Empleado y/o Contratista, incluyendo al potencial Empleado y/o Contratista, se limitará a:

Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida y formularios, entre otros.
Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el Código Penal colombiano.
Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personalesde los prospectos respecto de los criterios de selección.
Desarrollar las actividades propias del área de recursos humanos, tales como la nómina, afiliaciones a la seguridad social, actividades de bienestar y deberes legales a los que está obligada Digitalia.
Envío de ofertas de trabajo.
Consultar y/o verificar información en las centrales de riesgo.
Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas.
Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de Empleado y/o Contratista, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
Seguridad y control de acceso a los edificios.
Informar al Proveedor sobre el equipo de trabajo.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos del Empleado y/o Contratista y direccionarlos al actor que le corresponda dentro del ecosistema de Digitalia.
Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral.
Conservación de la información por los términos establecidos en la ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente, de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de Digitalia, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Responder a las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales autorizados que Digitalia ponga a disposición e indicados dentro de la autorización.
Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, en las oficinas y en los establecimientos de comercio de Digitalia.
Establecer controles de acceso tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos.
Realizar análisis, estudios y/o investigaciones para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de Digitalia directamente o con el concurso o apoyo de terceros.
Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico conocido o por conocerse, informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por Digitalia.
Consultar su información para fines de realización de eventos y recibir sobre ellos los comentarios para una retroalimentación.
Publicar y divulgar imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, capturadas en los eventos y programas realizados por las diferentes áreas de Digitalia.
Utilizar los datos personales del Empleado y/o Contratista para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le han sido asignadas en Digitalia.
Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de Digitalia.
Desarrollar productos, servicios, alianzas comerciales, o cualquier otra figura similar, con terceros, o para el cumplimiento o en ejecución de contratos de seguro en los que Digitalia sea tomador, y el titular sea el asegurado.
Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Utilizar sus imágenes en campañas de mercadeo y publicidad de Digitalia.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Digitalia.
Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos personales de Digitalia.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidades del tratamiento de los datos de los proveedores o potenciales proveedores (el “Proveedor”)

Antes de iniciar la relación comercial,Digitaliainformará al Proveedor, incluyendo al potencial Proveedor y mediante la puesta en conocimiento de la Política, las finalidades del tratamiento que se le dará a los datos personales que suministre para dichos efectos, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento. Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por el Proveedor, incluyendo al potencial Proveedor, se limitará a:

Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y el comportamiento comercial como Proveedor.
Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamente el Código Penal colombiano.
Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea proveedor el Titular de los datos personales.
Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales como Proveedor.
Transmitir ofertas, servicios y productos que puedan ser útiles o adecuados, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga con Digitalia.
Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de Proveedor.
Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a Digitalia y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de ésta.
Evaluar los productos y/o servicios ofrecidos o prestados por parte del Proveedor.
Desarrollar y aplicar procesos de inscripción y selección, evaluación de desempeño, visitas en sitio, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuestas y/o adjudicación de contratos.
Enviar información por medios físicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos y demás información de interés para mantener su relación como Proveedor.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos del Proveedor y direccionarlos al actor que le corresponda dentro del ecosistema de Digitalia.
Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del Proveedor, incluyendo su imagen, con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física y de ejecutar campañas de mercadeo y publicidad por parte de Digitalia.
Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, en las oficinas y en los establecimientos de comercio de Digitalia.
Elaboración de directorio de la empresa y asegurar el cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad y no divulgación.
Enviar reportes a las autoridades tributarias, judiciales y administrativas, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Digitalia.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Digitalia.
Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos personales de Digitalia.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Finalidades del tratamiento de los datos de los socios (el “Socio”)

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales del Socio tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:

Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
Realizar procesos al interior de Digitalia, con fines de desarrollo con fines de desarrollo comercial, técnico operativo y/o administrativo.
Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a la calidad de Socio.
Conservación de la información por los términos establecidos en la ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de Digitalia, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Mencionar en la página web de Digitalia, o en piezas publicitarias, quienes son los socios.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Digitalia.
Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos personales de Digitalia.

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

MENORES DE EDAD

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda excluido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Nuestro Sitio Web, productos o servicios no están dirigidos a personas menores de 18 años. Por lo que no recopilamos intencionalmente datos de personas menores de 18 años. Si usted es padre o tutor y cree que su hijo está utilizando nuestro Sitio Web, favor de comunicarse a:

Datos de Contacto:

Nombre Área o Responsable: Área de Protección de Datos

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Antes de eliminar cualquier dato, podemos solicitar una prueba de identificación para evitar la eliminación maliciosa de los datos de una cuenta de usuario. Si descubrimos que un niño está accediendo a nuestro Sitio Web, borraremos su información, previa solicitud de Reclamos, a más tardar dentro del periodo indicado en esta Política.

Usted reconoce que no verificamos la edad de nuestros usuarios ni tenemos ninguna responsabilidad de hacerlo.

Animamos a los padres y tutores legales a que supervisen el uso de Internet de sus hijos y a que ayuden a hacer cumplir esta Política dando instrucciones a sus hijos para que nunca proporcionen Información Personal a través de los sitios web o Servicios.

AUTORIZACIÓN

Al aceptar esta Política de Privacidad, el Titular autoriza a Digitalia el Tratamiento de sus Datos Personales.

Digitalia solo efectuará el Tratamiento de los Datos Personales del Titular cuando cuente con su Autorización previa e informada, y únicamente para los fines que se indican en este documento. Esta Autorización se hará a través por los medios técnicos predeterminados que faciliten al Titular su manifestación automatizada, escrita u oral.

Digitalia adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento e informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.

Casos en que no requieren de la Autorización

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de Digitalia podrá eventualmente, suministrarse a las siguientes personas:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

RECOLECCIÓN DE SUS DATOS PERSONALES

En esta sección listamos algunos de los medios a través de los cuales Digitalia accede a sus Datos Personales:

Cuando el Titular se contacta directamente con Digitalia, ejemplo, a través del formulario de contacto en el Sitio Web.
Cuando el Titular visita, interactúa o adquiere algún producto o servicio de Digitalia.
Cuando el Titular participa de algún programa de fidelidad o lealtad, campañas de marketing, concursos, eventos, encuestas de Digitalia o de sus Empresas Relacionadas, completando un formulario.
Cuando el Titular solicita información, solicita propuestas, contrata servicios o genera una relación contractual con Digitalia.
Cuando una Empresa Relacionada previamente autorizada por el Titular, le comparte a Digitalia Datos Personales que ésta tiene.
Cuando un tercero, previamente autorizado por el Titular, le comparte a Digitalia Datos Personales que éste tiene.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por Digitalia deberá limitarse a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

Así mismo, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por Digitalia siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A EMPRESAS RELACIONADAS Y OTROS.

Adicionalmente, al aceptar esta Política de Privacidad, el Titular autoriza a Digitalia a compartir sus Datos Personales con las Empresas Relacionadas y con los Aliados Comerciales de Digitalia y a que éstos los puedan tratar para los fines establecidos en esta Política. No obstante, en cualquier momento, como Titular, podrá revocar la autorización otorgada u oponerse al envío de comunicaciones comerciales, solicitándolo a través de los procedimientos establecidos en esta Política.

La información personal que recolectamos reside en Colombia, aunque es posible que algunas Empresas Relacionadas y sus Aliados Comerciales tengan presencia en otros países y su información personal se recolecte en el país en el que reside.

Asimismo, en el evento de vender todo o parte del negocio de Digitalia, el Titular autoriza a Digitalia a transferir al comprador las bases de datos que contienen sus Datos Personales.

Al margen de lo establecido en la presente Política de Privacidad, Digitalia no podrá vender o divulgar sus Datos Personales a terceros salvo que haya obtenido su consentimiento previamente o esté obligado a hacerlo por ley.

Digitalia será responsable del cumplimiento efectivo de las obligaciones referentes al Tratamiento de Datos Personales por sus Empresas Relacionadas y sus Aliados Comerciales, sin perjuicio de la responsabilidad que a éstas les corresponda por cualquier incumplimiento de tales obligaciones. Del mismo modo, en caso de que el Tratamiento de Datos Personales se haya de efectuar por empresas proveedoras de servicios para Digitalia, dichas empresas proveedoras deberán asumir compromisos de confidencialidad y adoptar medidas que aseguren el debido cumplimiento de la normativa de protección de Datos Personales, en especial las establecidas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

En ciertos casos, se podrán contratar servicios en modo Cloud Computing en países extranjeros incluyendo los Estados Unidos de América, también a medios accesibles sin limitación geográfica, como por ejemplo Internet, realizándose transferencias internacionales de datos. En estos casos, Digitalia busca que las Empresas Relacionadas y los Aliados Comerciales se adopten las garantías adecuadas para proteger la información o datos personales.

PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Digitalia presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del Titular.

Como Titular de sus Datos Personales, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales solicitando a Digitalia cuando estos sean datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Suprimir o eliminar del Dato Personal, previa solicitud, a BOTS FACTORY.

Solicitarle a Digitalia pruebas de la Autorización que le otorgó para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por Digitalia o por el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, previa solicitud conforme se indica en esta Política. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento Digitalia o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.

Acceder de manera gratuita, previas condiciones de esta Política, a los Datos Personales que hayan sido o son objeto de Tratamiento.

El ejercicio de estos derechos, se basan en que como Titular usted mantendrá actualizada la información que ha entregado a Digitalia y garantizará, en todo momento, la veracidad de la misma. Digitalia no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de perjuicio o sanción que pudiere derivarse de la inexactitud de dicha información, por error o negligencia del Titular.

Para la radicación y atención de su solicitud, el Titular deberá suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medios para recibir respuesta a la solicitud.
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.

Consulta: Toda persona puede llevar a cabo consultas de su información, una vez al mes, cada vez que existan modificaciones sustanciales a la Política que motiven nuevas consultas. La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. En caso que no sea posible cumplir este plazo, se dará aviso al Titular y se ampliará el plazo por cinco (5) días hábiles más.

Quejas y/o reclamos: Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización, rectificación o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el Titular solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja y/o reclamo. La queja puede ser dirigida al correo electrónico: [email protected].

DEBERES DE Digitalia EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

Digitalia, cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Tomar las medidas para que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los encargados del tratamiento y Digitalia cuando actúe como tal, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley;

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Digitalia toma todas las precauciones razonables y medidas de tipo técnico, administrativo y organizacional para garantizar la seguridad de los datos personales de los Titulares, con el fin de impedir su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Entre las cuales se encuentran salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento que exige la normativa legal en relación con la recolección, almacenamiento y transferencia de sus Datos Personales y evalúa su efectividad periódicamente. La aplicación de estas medidas procura la conservación, confidencialidad, integridad y la disponibilidad de los Datos.

Tenga en cuenta que como Titular es responsable de tomar las medidas de seguridad necesarias y razonables para protegerse de accesos no autorizados a sus contraseñas y dispositivos que use para los servicios de Digitalia.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los lineamientos de seguridad de Digitalia se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información de Digitalia construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de Digitalia para la prestación de sus Servicios.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir del 20 de Febrero de 2025.

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de Digitalia durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en esta Política o para que Digitalia pueda cumplir con sus deberes legales. Las bases de datos administradas por Digitalia se mantendrán indefinidamente, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, laboral y contable. Sin embargo, los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su Titular, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la ley y en la presente Política.

Permanencia de los datos financieros, con base en lo señalado en la Ley Estatutaria 1266 de 2008: La información de carácter positivo permanecerá de manera indefinida en los bancos de datos de los operadores de información. Los datos cuyo contenido haga referencia al tiempo de mora, tipo de cobro, estado de la cartera, y en general, aquellos datos referentes a una situación de incumplimiento de obligaciones se regirán por un término máximo de permanencia, en los términos establecidos en la mencionada ley y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional, vencido el cual deberá ser retirada de los bancos de datos por el operador, de forma que los titulares no puedan acceder o consultar dicha información.

Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento. De ser necesario, Digitalia se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.

Cualquier cambio sustancial en la Política será comunicado oportunamente al Titular de una manera eficiente, antes de implementar las cambios.